訪客預先登記

提前預先登記並邀請訪客，進一步簡化前台流程。管理員確切地知道該期待誰，客人擁有他們需要的資訊，並且在他們到達後，每個人都會加快簽到速度。

訪客預先登記

在 SwipedOn 網頁儀表板的「訪客」>「預先登記」檢視中，管理員可以向訪客發送電子郵件邀請，預先填寫任何必填問題，並在邀請發送後進行編輯或刪除。

如何預先登記訪客

• 找到 SwipedOn 網路儀表板的「預先登記」頁面。
• 點擊「新增訪客」按鈕，螢幕右側將打開一個表格。

• 如果訂閱了多地點方案，請按地點欄位下拉清單，然後選擇此訪客將預先登記的位置。如果只有單一地點或訂閱了單一地點的帳戶，此欄位則會自動帶入。

• 如果帳戶有多個訪客種類，可從此處選擇；對於有設置不同訪客類別的企業帳戶，欄位將根據所選類別而變化。

• 如果在這個地點和類別啟用了「選取接待人」的功能，則可以代表預登記訪客選擇接待人。

*請注意：員工僅會在其員工名錄中所屬的地點顯示為接待人。

• 要同時向訪客發送邀請，請勾選「傳送電子郵件邀請」複選框並輸入收件者的電子郵件；在此下方，還可以輸入邀請訊息、將邀請發出之前預覽此邀請，按一下「向自己傳送測試邀請」 按鈕，即會發送到與您的電子郵件。

• 按一下「預先登記參訪」按鈕以完成預先登錄，如果有選取「傳送電子郵件邀請」，他們將收到一封郵件，其中包含他們訪問的所有詳細資訊以及可透過.ics檔將其添加到日曆的選項。

• 訪客完成預登記後，將顯示在檢視清單中。預先登記將按登記日期順序排列，並可依照訪客姓名、類別、日期或接待人進行順序排序檢視。

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如何以預先登記訪客身份簽到

預先登記的訪客可以使用iPad或Android平板電腦簽到。如果啟用了「訪客輸入詳細資料時顯示配對姓名」訪客設置，訪客只需輸入其姓名的前三個字元，即可從下拉選項中顯示其全名，如下所示。

一旦訪客輸入並點擊他們的姓名，預先登記期間填寫的任何其他欄位將自動填入，以及顯示預先登記好的接待人員，當然如有必要，他們也可以更改。然後，訪客點擊「下一步」並繼續完成簽到的其餘部分。

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如何刪除預先登記的訪客

• 要刪除預先登記的訪客，請前往 SwipedOn 網頁儀表板的「訪客」>「預先登記」檢視。
• 點擊您想要刪除的預先登記的訪客以開啟側欄，向下滾動至底部並點擊「刪除」。

*將出現警告以確認此操作。如果您的訪客已收到邀請，他們將會收到取消訊息。此刪除操作無法撤銷。點擊「刪除」以確認刪除，或點擊「取消」以保留。

 

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如何查看訪客簽到時是否已預先登記

如果您前往訪客時間表頁面並按下其中列出的特定訪客的欄位，在訪客照片下方您將能夠查看最初是誰預先登記他們的詳細資訊。

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其他注意事項

訪客欄位

如果在訪客欄位中啟用了「每次參訪後均清除回應（已儲存的訪客）」功能，那麼在簽到流程中，這些預註冊訪客的欄位將不會自動填入預註冊的資料。

在 SwipedOn 網頁儀表板的「設定」>「訪客設定」>「欄位」檢視中自訂的任何訪客欄位與類別，亦將顯示於預先登記檢視中。

*請注意：如果訂閱了企業方案，每個訪客類別可以套用不同的訪客欄位。當在預先登記頁面選擇類別後，相關的欄位將顯示供管理員填寫。

訪客設定

假設訪客設定中「於訪客輸入其詳細資訊時，顯示相符的名稱」已停用。在這種情況下，訪客需要輸入他們的全名，並且簽到時也需填寫正確的「公司名稱」欄位。相反的，在啟用此設置時只需輸入其名稱的前三個字母。