訪客審核與通知

了解更多關於啟用訪客批准功能的設置流程，讓管理員能夠批准或拒絕拜訪。

SwipedOn 訪客管理系統具備篩查功能，能在特殊簽到需求下提供幫助，從避免員工與訪客不必要的接觸、允許訪客自助簽到，到提供能判定進入許可的問題。

這意味著，如果有高風險人員可能進入您的工作場所，系統能及時通知您和您的員工，以便做好相應的應對計劃。

安裝 SwipedOn app

要啟用此功能，請確保您已安裝或更新 SwipedOn 應用程式至 2.17.0 或更高版本。

如何設置核准功能

• 訪客核准欄位可在 SwipedOn 網頁後台的「設定」>「訪客設定」>「欄位」頁面中進行設置。
• 點擊「新增欄位」（Add Field）按鈕，並選擇批准欄位類型，例如多選（Multi-choice）、核取方塊（Checkboxes）、是/否（Yes/No）或文件（Document）。
• 輸入將顯示給訪客的問題或聲明，並在「以下情況需要審核」（Require approval if）部分下方勾選「是」（Yes）或「否」（No），以設定當訪客選擇該答案時觸發批准和/或通知警報的條件。

例如，如果使用「是/否」訪客欄位，當「以下情況需要審核」（Require approval if:）設為「是」或「否」時，管理員以及（如果啟用）訪客的指定接待人將收到電子郵件通知，允許批准或拒絕該次訪問。

訪客介面

完成欄位設置後，設備將顯示相關問題，如下圖所示，以「是/否」欄位為例。

如果訪客選擇了需要批准的回答，將會看到以下畫面。

信件通知

該地點的管理員隨後將收到電子郵件通知（以及如果啟用的話，SMS、推播通知、Slack 或 Teams 通知皆會收到），要求他們批准或拒絕該訪客。

管理員或接待人可以通過選擇上述選項來批准或拒絕該訪問。一旦選擇「批准 Approve」或「拒絕 Reject」，系統將重定向至一個網頁，顯示批准或拒絕操作已被執行，並附有時間戳及訪客姓名。

如果批准，接待人（如果已選定）將收到訪客到達的常規電子郵件通知，並且訪客的識別證將被列印（如果啟用）。如果拒絕，管理員需要通知訪客其訪問未被批准進入。此流程同樣適用於啟用了「允許接待人批准訪客」設置的情況。

如果在訪問尚未被「批准」或「拒絕」之前選擇了「審核訪問」（Review visits），系統將引導管理員登入 SwipedOn 網頁後台，並顯示所有待處理的訪問記錄，管理員可以在其中批准或拒絕訪客。

通知接收人員

管理員：
當此欄位類型需要批准時，公司管理員和位置經理會預設收到批准請求通知。如果訂閱的是多地點帳戶，與該地點相關聯的位置經理和公司管理員將收到批准通知。如果該地點沒有關聯的管理員，通知將發送給所有地點的公司管理員。

接待人（受訪者）：
訪客選定的接待人也可以收到批准通知，並據此批准或拒絕訪問。此功能可在「設定」>「訪客設定」>「進階設定」頁面中啟用。

批准通知接收者：
「向特定收件人傳送核准通知」的訪客設定允許最多3位電子郵件接收者（以及1位SMS接收者）收到訪客需要批准的通知。然而，這些接收者無法通過此通知來批准或拒絕訪問，他們僅是被告知相關訊息。